VastgoedCert zoekt Medewerker Klantcontact (32-40 uur)

VastgoedCert zoekt Medewerker Klantcontact (32-40 uur)

VastgoedCert is hét Nederlandse kwaliteitsregister voor makelaars, vastgoeddeskundigen en rentmeester. VastgoedCert stelt normen op, ontwikkelt toetsen voor (her)certificering en werkt samen met erkende opleiders en examenbureaus. Het doel van VastgoedCert is bijdragen aan een vakbekwame, betrouwbare vastgoedsector waarin consumenten en opdrachtgevers kunnen vertrouwen op kwaliteit. VastgoedCert bewaakt de kwaliteit en vakbekwaamheid van ruim 9.000 makelaars die zijn ingeschreven in het kwaliteitsregister van VastgoedCert, verdeeld over de Kamers Bedrijfsmatig Vastgoed, Landelijk Vastgoed en Wonen.

Modernisering en Organisatieontwikkeling

Op dit moment bevindt VastgoedCert zich in een fase van vernieuwing en modernisering. De ambitie is om door te groeien naar VastgoedCert 2.0: een organisatie die zich kenmerkt door een eigentijdse, aansprekende en krachtige uitstraling. Daarbij staan heldere en consequente communicatie, het versterken van de dienstverlening en verder stroomlijnen van de organisatie centraal.

Functie

Jouw rol als medewerker klantcontact

Als klantcontactmedewerker bij VastgoedCert ben jij het eerste aanspreekpunt voor makelaars, rentmeesters en vastgoedspecialisten. Je staat bekend als de spin in het web die snel en doeltreffend ondersteuning biedt bij alle vragen over opleidingen, PE en certificering. Je geeft altijd heldere en toegankelijke antwoorden die aansluiten bij de behoeften van de klant.

Een concreet voorbeeld: een makelaar belt omdat hij wenst te worden ingeschreven in het register. Jij inventariseert direct welke documenten hij nodig heeft, begeleidt hem stapsgewijs door het digitale aanvraagproces en denkt actief mee over mogelijke vrijstellingen. Door jouw begeleiding kan hij binnen één dag zijn aanvraag succesvol afronden en voorkomt hij onderbreking van zijn werkzaamheden.

Je handelt zelfstandig het grootste deel van de klantvragen af. Bij complexe dossiers schakel je snel met een specialist uit het team, zodat elke vraag professioneel en passend wordt opgepakt. Dankzij deze samenwerking en jouw deskundigheid ervaren klanten een vlotte en zorgvuldige ondersteuning.

Kernwoorden in jouw functie zijn: advies, procesbewaking, commerciële communicatie en kwaliteit. Door jouw inzet zal het aantal succesvolle certificeringstrajecten toenemen en geven klanten aan dat hun aanvragen sneller en efficiënter worden afgehandeld. Klanten zullen door jou ook beter worden geadviseerd over hun persoonlijke traject om Register-Makelaar te worden.

Tijdens het teamoverleg deel je actief jouw ideeën voor verbetering, bijvoorbeeld door te signaleren dat veel klanten vragen hebben over een nieuwe norm en hiervoor samen met collega’s een FAQ op te stellen. Jouw betrokkenheid en initiatief zorgen direct voor een hogere klanttevredenheid en een efficiënter proces.

Procesverbeteringen zijn een vast onderdeel van jouw werk. Je reflecteert op je dagelijkse werkzaamheden en signaleert kansen om het opleidingen-, PE- en certificeringsproces slimmer te maken. Dit wordt niet alleen gewaardeerd, maar je krijgt ook volop ruimte om je verder te ontwikkelen en zo direct bij te dragen aan de groei van VastgoedCert.

Verantwoordelijkheden van de medewerker klantcontact

Als medewerker klantcontact bij VastgoedCert draag je bij aan een optimale dienstverlening voor klanten en relaties. Je neemt niet alleen zelfstandig verantwoordelijkheid, maar werkt ook regelmatig samen met andere collega’s. Je combineert nauwkeurigheid en klantgerichtheid met een praktische instelling. Hieronder lichten we de belangrijkste verantwoordelijkheden toe met concrete voorbeelden uit de dagelijkse praktijk.

Informatievoorziening

Je beschikt over actuele kennis van het certificeringsschema, vrijstellingen en opleidingsmogelijkheden. Dagelijks beantwoord je vragen van klanten over bijvoorbeeld het aanvragen van vrijstellingen, zowel via telefoon als per e-mail. Je legt complexe procedures uit op een begrijpelijke manier, zodat klanten precies weten wat er van hen verwacht wordt. Zo kun je bijvoorbeeld een makelaar telefonisch begeleiden bij het indienen van een vrijstellingsaanvraag of een rentmeester via e-mail informeren over de verschillende leerlijnen.

Procesbewaking

Je pakt klantvragen en contacten met zowel bestaande als nieuwe relaties zelfstandig op en zorgt ervoor dat deze tijdig, volledig en naar tevredenheid worden afgerond. Om klantvragen snel en accuraat te beantwoorden, stem je regelmatig af met andere collega’s, zoals degene die verantwoordelijk is voor opleidingen of IT. Bijvoorbeeld: als je signaleert dat een klant vastloopt in het digitale certificeringsportaal, bespreek je dit direct met de IT-collega om samen tot een snelle oplossing te komen. Je bewaakt het proces en zorgt voor een correcte en professionele afhandeling, zodat elke klant zich gehoord en geholpen voelt.

Planning en coördinatie

Je verwerkt informatie uit klantcontacten zorgvuldig in het CRM-systeem. Daarnaast organiseer je samen met collega’s certificeringsexamens en evenementen die bijdragen aan het certificeringsproces. Denk aan het inplannen van afspraken voor adviesgesprekken, het coördineren van een informatiebijeenkomst voor nieuwe makelaars, maar ook het organiseren van assessment voor aankomend makelaars. Je zal ook regelmatig contact hebben met de aangesloten opleidingsinstituten om samen tot een goede verwerking van de cursusinformatie te komen.

Kwaliteitsborging

Je levert een actieve bijdrage aan de permanente verbetering van het klantcontact en de klantinformatie. Dit doe je door kritisch terug te kijken op je werk en samen met collega’s te zoeken naar mogelijkheden om processen slimmer en efficiënter te maken.

Sociale vaardigheden

Actief luisteren en het tonen van empathie zijn cruciaal. Je beantwoordt klantvragen niet alleen inhoudelijk correct, maar zorgt er ook voor dat klanten zich echt gehoord en geholpen voelen. Bijvoorbeeld door bij een lastige kwestie extra tijd te nemen voor uitleg, of door een collega te betrekken als je merkt dat je samen tot het beste advies komt.

Vernieuwen en slimmer werken

Vernieuwen en steeds slimmer werken is een belangrijk onderdeel van jouw functie. Je draagt actief bij aan het up-to-date houden van het CRM-systeem en denkt mee over steeds efficiënter en professioneler beantwoorden van terugkerende of verwachte vragen, bijvoorbeeld bij stelselwijzigingen. Hierbij maak je gebruik van hulpmiddelen zoals co-pilot, de AI-tool van het CRM-systeem, en breng je je eigen frisse en out-of-the-box ideeën in om het proces van voortdurende innovatie te ondersteunen.

Wie zoeken wij

Functie-eisen

Arbeidsvoorwaarden

Wil je reageren op deze vacature? Gebruik onderstaande sollicitatielink.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.