Digitalisering heeft de manier waarop bedrijven werken volledig veranderd. Facturen die vroeger via de post gingen, worden nu digitaal verstuurd. Dat bespaart tijd, verkleint de kans op fouten en maakt je administratie een stuk overzichtelijker. Toch is digitale facturatie meer dan enkel een pdf per e-mail versturen. Er bestaan standaarden, netwerken en technologieën die het proces efficiënter en betrouwbaarder maken.
Wat houdt digitale facturatie in?
Digitale facturatie betekent dat facturen niet alleen elektronisch worden verstuurd, maar ook automatisch verwerkt kunnen worden door de systemen van de ontvanger. Daardoor wordt de hele keten – van verzenden tot betalen – sneller en transparanter. Bedrijven hoeven minder handmatig werk te doen en kunnen zich concentreren op wat echt belangrijk is: hun klanten en hun business.
Peppol als internationale standaard
Een van de meest gebruikte standaarden is Peppol. Dat is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig elektronische facturen en documenten kunnen uitwisselen. Het interessante is dat Peppol wereldwijd steeds meer wordt toegepast, waardoor organisaties eenvoudig zaken kunnen doen over de landsgrenzen heen.
Voor jou als ondernemer betekent dit dat je niet langer verschillende systemen nodig hebt om facturen naar klanten in andere landen te sturen. Met één aansluiting op het Peppol-netwerk regel je dat op een uniforme en veilige manier.
Intelligent Document Processing
Naast standaarden zoals Peppol speelt technologie een grote rol. Intelligent Document Processing (IDP) maakt gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning om documenten automatisch te herkennen en naar de juiste afdeling door te zettente verwerken. Denk aan het uitlezen van facturen, het herkennen van leveranciersgegevens of het overnemen van gegevens in je ERP-, boekhoud- of hr-systeem.
Door IDP gebeurt het verwerken van facturen niet alleen sneller, maar ook nauwkeuriger. Fouten die normaal ontstaan bij handmatige invoer worden vermeden, waardoor je administratie betrouwbaarder wordt.
Voordelen van digitale facturatie
Sta je nog twijfelachtig tegenover digitale facturatie? De voordelen zijn vrij overtuigend:
- tijd en kosten besparen: automatische verwerking betekent minder handmatig werk. Dat creëert ruimte voor andere taken en zorgt voor lagere administratieve kosten.
- transparantie en overzicht: alle facturen zijn digitaal beschikbaar, waardoor je in één oogopslag ziet welke facturen nog openstaan en welke betaald zijn.
- veiligheid en betrouwbaarheid: netwerken zoals Peppol en technologieën zoals IDP zorgen ervoor dat documenten veilig worden verzonden en correct verwerkt.
Toekomst van digitale facturatie
Steeds meer landen verplichten elektronische facturatie, vooral in transacties met overheden. Dat maakt dat bedrijven nu al best nadenken over hoe ze hun processen willen inrichten. Door mee in te stappen in digitale facturatie ben je voorbereid op toekomstige verplichtingen en profiteer je meteen van de voordelen.
Hoe ver sta jij al met digitale facturatie? Deel jouw ervaring of plannen in de reacties. Benieuwd hoe jij dit aanpakt in jouw bedrijf!
Foto: Pexels
