Het vierde kwartaal van 2018 was een periode vol met reuring, evenementen en activiteit rondom De Zon Bodegraven. Met een bandavond met regionaal eigen werk talent in de vorm van Venhill en Reino, een 60’s en 70’s bandavond, Raddraaiers met DJ Datrics, Hardrix, Dennis Strop en een rad dat besloot welke muziek er gedraaid werd, Back to the 90’s geheel in jaren negentig stijl, een uitverkochte The Harder Styles met Sound Rush (Defqon 1., Tomorrowland) als headliner, de afscheidsshow van hardcore band Dock 83, een pietendisco voor de kleintjes, een opnieuw uitverkochte Zon gedurende de Bananen Billen Avond, de jaarlijkse kerstborrel voor vrijwilligers en een gemaskerd bal met Oud en Nieuw laten onze vrijwilligers zien dat het pand zich prima leent voor het organiseren van een goed evenement. Dat komt niet zomaar uit de lucht vallen.
Het concept lijkt op het eerste oog eenvoudig. Naast het ambulante jongerenwerk, accommodatiegebonden jongerenwerk en de verhuren kun je (met een groep vrienden) zelf een evenement organiseren onder de helikopterview van exploitatiemedewerkers en/of de jongerenwerkers. Soms ontstaat zoiets vanuit het jongerenwerk en soms valt het daar niet onder, bijvoorbeeld als de groep iets ouder is. Maar hoe doe je dat nu eigenlijk, het organiseren van een evenement?
“Bij De Zon laten we de vrijwilligers vrij in de manier waarop ze evenement organiseren. Het is immers hun evenement. Wel maken we gebruik van bijvoorbeeld checklisten en zitten we er bovenop als we het gevoel hebben dat er iets vergeten wordt. Vaak zitten we erbij als de organisatie een vergadering heeft.” Aldus Rolf de Bree, verantwoordelijk voor de begeleiding van dergelijke organisaties. “Veiligheid staat bij ons voorop. We denken na over hoeveel beveiliging er nodig is gedurende een evenement, proberen mensenstromen zo goed mogelijk te sturen en investeren in onze vrijwilligers door middel van cursussen Sociale Hygiëne en Verantwoord Alcohol Schenken. Er zijn mede hierdoor geen grote incidenten geweest gedurende evenementen vanuit de SSCB (Stichting Sociaal Cultureel werk Bodegraven, waaronder De Zon valt) de afgelopen jaren, maar dat wil niet zeggen dat dit onderwerp niet altijd onder een vergrootglas ligt, niet in de laatste plaats omdat er afgelopen periode relatief vaak ongeregeldheden zijn geweest bij evenementen in Bodegraven.”
“Daarnaast moet je bij het organiseren van een evenement denken aan het maken van een begroting, de promotie, moet er een line-up zijn, worden er roosters gemaakt voor bardiensten (waar we dan vaak meerdere ervaren barhoofden bijzetten als het nodig is), moeten artiesten ontvangen worden, wordt er vaak iemand gevraagd om foto en videomateriaal te maken, wordt er decoratie (brandveilig) besteld en zelf gemaakt en moet er natuurlijk opgebouwd, afgebroken en schoongemaakt worden. Vaak staat de volgende dag de volgende activiteit of verhuur alweer gepland: dan moet het allemaal weer aan kant zijn.”
Ook de technische kant van het evenement moet in orde zijn. “Bij De Zon loopt een techniekgroep van zo’n 8 man. Een groot deel van deze jongens werkt, naast dat ze vrijwilligerswerk doen voor De Zon, bij Ampco Flashlight, verantwoordelijk voor een aantal van de grootste producties in Nederland en daarbuiten. Na een fikse verbouwing in 2018 repareren deze jongens bijvoorbeeld nog steeds lampen in hun pauze of voor werktijd, zodat ze weer aan alle eisen voldoen voordat ze weer in De Zon komen te hangen. De kennis en kunde van de jongens wordt ingezet om de situatie zo goed, efficiënt, en handig mogelijk te maken. Niet in de laatste plaats ontwikkelen zij zichzelf ook en interesseren ze, met name door zicht- en hoorbaar resultaat weer nieuwe jonge vrijwilligers in het vak. Die kunnen bij De Zon dan weer oefenen, meekijken, praktisch leren en ruiken aan de techniek.”
Al met al wordt het steeds een beetje mooier en steeds een beetje drukker door alle inzet. Zo zijn begin januari de toiletten verbouwd en wordt er achter de schermen gewerkt aan een nieuwe website.
De eerstvolgende grote activiteit georganiseerd door vrijwilligers staat 16 februari op de planning, namelijk Valentino XL. Een 16+ feest rondom Valentijn waar je vooral ook heen moet als je single bent. 6 vrijwilligers rond de 18 jaar gaan er een goed feest van maken met jonge talenten DJ Datricz, DJ Hardrix, DJ Mytrix en MC Prolatido in de line-up. We kunnen al verklappen dat het er prachtig uit gaat zien.
Mocht je zelf graag iets willen organiseren, bijvoorbeeld bandavonden, feesten met DJ’s, kinderdisco’s, baravonden, kinderactiviteiten, jongerenactiviteiten of wat dan ook? Of wil je je op een andere manier maatschappelijk inzetten en kun je ons daar goed bij gebruiken? Stuur een mailtje naar rolf@dezonbodegraven.nl of dennis@dezonbodegraven . We zien jullie graag tegemoet. Daarnaast is De Zon op vrijdagavond en woensdagavond altijd open voor inloop (tot 10 uur).
Foto: Sound Rush in de Zon gedurende The Harder Styles. Door Roy Vane.
Ingezonden bericht